Rilevazione presenze del personale: cos’è e quali sono i vantaggi?

Le dinamiche della forza lavoro sono in costante evoluzione e oggi è necessario che le organizzazioni si adeguino rapidamente a questi cambiamenti. Considerando la forza lavoro multi-culturale e multi-localizzata, la gestione del tempo, dei costi e della produttività può essere schiacciante per i datori di lavoro.

 

A seguire sarà illustrato cos’è e quali sono i vantaggi della rilevazione personale.

Economia

I sistemi di gestione automatica delle presenze assicurano record di tempo accurati e riducono al minimo gli errori inevitabili e costosi con l’inserimento manuale dei dati. Questi dati precisi aiutano quindi a fornire dati accurati sulle prestazioni e sui salari.

 

Il monitoraggio e la gestione manuale delle presenze può essere un’operazione dispendiosa, laboriosa e costosa. Ci vuole tempo per elaborare fogli di carta e cartellini orari, creare programmi, autorizzare le ferie e gli straordinari e creare manualmente i salari.

 

Libera preziosi tempi di amministrazione con un sistema automatizzato che fa tutto per te, dal tenere traccia delle ore dei dipendenti per importare automaticamente le informazioni nel tuo sistema di gestione stipendi. Il tempo e gli sforzi risparmiati combinati con l’accuratezza dei dati aiutano a ottimizzare l’utilizzo delle risorse che portano ad un aumento della produttività e al miglioramento dei profitti.

 

I principali vantaggi della rivelazione presenze del personale sono:

 

  1. Precisione;
  2. Economia;
  3. Produttività;
  4. Visibilità;
  5. Gestione;
  6. Flessibilità;
  7. Integrazione;
  8. Monitoraggio;
  9. Sicurezza;
  10. Conformità.

 

Visibilità
Con pochi clic, è possibile generare report accurati per la rilevazione presenze del personale sulle ore lavorate, assenze, straordinari, ottenere un report di riepilogo mensile per qualsiasi dato / gruppo all’interno dell’organizzazione.

 

Qualsiasi rapporto personalizzato può essere generato con i dati centralizzati che migliorano la visibilità e la trasparenza all’interno dell’organizzazione. I manager possono inoltre utilizzare le viste grafiche del report per ottenere una comprensione rapida e semplice dei dati di presenza.

 

Con un hub di dati di presenza centralizzato e accurato, i datori di lavoro possono analizzare e migliorare strategicamente le politiche in materia di assenze, orari, cultura del luogo di lavoro, prestazioni, retribuzione, consentendo loro di maturare nel modo in cui operano.

Gestione del flusso di lavoro senza problemi 
Un sistema di rilevazione delle presenze integrato può fornire una buona visibilità di tutti i dati e può facilitare il flusso di lavoro di buste paga, fogli e revisioni delle prestazioni. Le notifiche / gli avvisi sono automatizzati e il gestore può approvare le richieste di partenza anticipata, straordinari, ecc. Dimentica il compito erculeo della pianificazione manuale.

 

Con pochi clic, un sistema di gestione automatica delle presenze può aiutare a gestire le pianificazioni, allocare il lavoro e tenere facilmente traccia degli swap di turno. Può anche aiutarti a prevedere carichi di lavoro, risorse e budget. Nell’ambiente globale e ben collegato di oggi, hai dipendenti che lavorano da ufficio, da casa o in luoghi remoti.

 

Un sistema di gestione delle presenze consente alle organizzazioni di tenere traccia del tempo dei dipendenti utilizzando una varietà di opzioni di clock, come smartphone, reti internet, tecnologie di scorrimento, terminali biometrici o lettori desktop facilmente.

 

È possibile scegliere i software in base alle proprie esigenze in base, alla natura del lavoro e delle politiche. Sono disponibili sistemi che possono essere integrati con qualsiasi hardware di presenza di terze parti (strisciato, biometrico) e che possono acquisire presenze basate su GPS con applicazioni mobili.

 

È possibile creare politiche di partecipazione personalizzate in base alle proprie esigenze organizzative con sistemi di monitoraggio del tempo e di monitoraggio delle presenze per la rilevazione presenze del personale. È possibile avere configurazioni individuali per ogni turno di presenza, con opzioni per definire cicli di presenza, regole di entrata / uscita, deduzioni di ferie e vacanze facoltative.

 

La gestione delle presenze basata su cloud consente il monitoraggio in tempo reale e fornisce input automatici per l’elaborazione delle buste paga. Questo aiuta a gestire piani di pagamento alternativi e rende tutte le informazioni disponibili in tempo reale. I manager possono creare report “programmati rispetto all’effettivo” per regolare i piani di lavoro e dirigere le attività della forza lavoro in tempo reale.

 

La maggior parte dei sistemi di gestione delle presenze è basata su sistemi e architetture altamente sicuri. Nello specifico, i sistemi biometrici sono altamente affidabili e sicuri e possono aiutare a prevenire il furto di tempo, la perforazione di amici e ridurre i costi amministrativi derivanti da codici PIN dimenticati e carte d’identità perse.

 

 

Autore dell'articolo: Gianluca Bottiglieri

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